PROCESADOR DE EXCEL

¿Que Es Excel?
Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de calculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.
Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico.
Conociendo Excel
Excel es el más popular de los programasque manejan libros y hojas de calculo, se estima que esta presente en casi todas las PC del mundo. Por ello la compañía que lo desarrolla ( Microsoft) ha venido mejorando las características y el desempeñode este conocido programa. Pero veamos como es la pantalla inicial de Excel.
Menú Archivo: en este menú encontramos comandos que nos van permitir la manipulación de los archivosque vamos a utilizar. El comando Nuevo permite la creación de un nuevo documento y podemos seleccionar de una serie de plantillas o documentos existentes para su creación. Cuando se quiere recuperar un documento que ha sido guardado con anterioridad, debemos utilizar el comando Abrir, allí de despliega un cuadro de dialogo, en el cual debemos seleccionar el archivo que se desea abrir. El comando Guardar, permite grabar los cambios a los documentos que estamos modificando. Configurar Página, sirve para especificar las características de las Páginas del documento (tamaño, orientación, etc.). Vista Preliminar le da al usuario una visualización previa de cómo el documento va a salir impreso. Imprimir envía el documento a la impresora, dependiendo de la manera que se defina en ese cuadro de dialogo.

La siguiente es la Barra de menú, desde la que aparecen los menú con todas las órdenes fundamentales.

A continuación, La Barra Estándar nos permite realizar rápidamente algunas de las operaciones más comunes como abrir y guardar ficheros, imprimirlos o copiar y pegar lo copiado en otro l
La Barra de Formato. La Barra de formato puede aparecer a continuación de la Barra estándar o en una fila independiente.
Para cambiar entre una y otra alternativa:
Nos situamos sobre una Barra y pulsamos el botón DERECHO del ratón.
Pulsamos Personalizar.
Y en la pestaña Opciones, pulsamos sobre el recuadro de confirmación de "Las Barras Formato y Estándar comparten una fila

· La Barra de Fórmulas. La siguiente barra muestra la celda activa en este caso la A1 y la zona para escribir o insertar fórmulas en la celda activa

Podemos cambiar de celda activa pulsando sobre el primer recuadro de esta barra y sustituyendo el A1 por la celda a la que nos queremos cambiar.
Por ejemplo sustituimos la celda activa A1 por la B3. Borramos A1, ponemos B3 y pulsamos "Enter" en el teclado.
La celda activa se muestra recuadrada en negrilla.

Lo que escribimos detrás del signo igual " =" se muestra en la celda activa.
Escribimos por ejemplo "Presupuesto"
LA HOJA DE TRABAJO
La gran área formada por cuadrículas constituye la hoja de trabajo de la hoja de cálculo.

LAS COLUMNAS
En nuestra pantalla a continuación tenemos las columnas designadas por letras.
En la siguiente imagen las columnas A, B, C, D, E, F y G
La hoja de cálculo es mucho más grande de lo que aparece en pantalla. Si nos desplazamos a la derecha hasta el final llegamos en nuestra hoja de cálculo hasta las columnas IQ, IR, IS, IT, IU y IV. Podemos desplazarnos por la hoja de cálculo utilizando las flechas del teclado.

LAS FILAS
Las filas se nombran mediante números. En la imagen las filas 1, 2, 3, 4, 5, 5 y 7
Para seleccionar un rango realice:
1.-Ponga el apuntador sobre la primera celda del rango.
2.-Arrastre el ratón hasta la última celda del rango.
3.-Suelte el botón del ratón.

Introducción de datos:
Para introducir datos en una celda realice lo siguiente:
1.-Selecione una celda haciendo un clic sobre ella.
2.-InIntroducción de fórmulas:
1.-Seleccione una celda haciendo clic sobre ella.
2.-Teclee un signo igual (=) en la barra de entrada.
3.-Intruduzca la fórmula después del signo igual.
4.-Confirme la entrada pulsando ENTER.

Edición de celdas:
1.-Seleccione una celda.
2.-En la barra de entrada (o fórmulas), haga un clic en el lugar donde desea insertar los datos e introduzca los cambios .
3.-Pulse ENTER para confirmar la entrada.

Borrar contenido de una celda o un rango:
1.-Seleccione la celda o rango.
2.-Elija Borrar o Clear del menú Edición y seleccione Todo o All.

Formateo de los datos:
Es posible cambiar el aspecto de los datos de una hoja de cálculo cambiando el formato del contenido de una celda o un rango. El formateo de los números se realiza de la siguiente manera:
1.-Seleccione la celda o rango
2.- Elija Celda en el menú Formato y en la nueva pantalla que aparece seleccione el folder que dice Número o Nombre
3.-Seleccione el formato numérico deseado.
-General 43.666
-Moneda $43.67
-Porcentaje 4367.00%
-Científico 4.37 e + 1
-Fijo con dos decimales 43.67troduzca los datos en la barra de entrada.

Alinear contenido:
1.-Seleccionar la celda o rango
2.-Elija Alineación en el menú Formato
3.-Seleccione el tipo de alineación deseado
· General
· Izquierda
· Central
· Derecha

Insertar / borrar celda, columna y renglón:
Para insertar renglones y columnas completas:
1.-Seleccione el renglón de abajo o la columna a la derecha del lugar donde desea insertar un renglón o columna (puede seleccionar un renglón o una columna completa haciendo clic en su cabecera).
2.- Elija celdas, columnas o renglón en el menú Insertar

Añadir bordes a celdas:
1.-Seleccione el rango que desea agregar el borde
2.-Elija celda en el menú formato y en la pantalla que aparece seleccione Bordar.
3.-Seleccione las opciones de donde se quieren los bordes, el tipo de línea deseado y el color de la línea.

Impresión de un rango:
1.-Seleccione el rango que desea imprimir
2.-Elija Imprimir del menú fila. Ahí aparece una pantalla para seleccionar que se desea solo un rango, el número de copias y a colores y/o escala de grises o blanco y negro.
3.-Haga clic en Ok

Creación de una gráfica en Excel:
1.-Seleccione un rango de celdas a graficar (los valores)
2.-Selecciona el icono facilitador de gráficos de la barra de herramientas
3.-En este momento aparece el menú de los tipos de gráficas y siga los pasos que propone el facilitador de gráficos.
3.-Pulse ENTER para confirmar la entrada.

Creación de fórmulas:
Utilizar una fórmula nos puede facilitar la manipulación de los datos de una hoja de cálculo. Con una fórmula pueden realizar operaciones, tales como suma, multiplicación, comparación, etc.
Una fórmula combina los valores de algunas celdas con operadores, tales como suma, resta, multiplicación, división y funciones predefinidas para producir un nuevo valor. Las fórmulas se escriben en la barra de entrada y siempre inician con un signo igual (=). La siguiente ilustración muestra ejemplos de fórmulas que contienen algunos de los elementos que se pueden incluir:
=(B4/25)+ RAIZ(3) : divide el contenido de la celda B4 por 25 y le suma la raíz cuadrada de 3.
=POTENCIA(B5;3) : eleva el contenido de la celda B5 a la potencia 3.
=SUMA(B2:B6.PROMEDIO(B1:E1)) : suma los contenidos de las celdas B2 a la B6 al promedio de las celdas de la B1 a la E1.
Nota: Cuando se trabaja con un sistema en inglés la funciones predefinidas como suma , valor máximo, promedio, raíz cuadrada, seno, coseno, etc. se debe escribir en inglés, o si el paquete esta en español las funciones deberán ir en español. Una forma de averiguar es dando clic sobre el botón de funciones fx.

Los operadores usados en Excel son:
- : Resta o negación
+ : Suma o confirmación
% : Porciento
* y / : Multiplicación y división.
& : Unión de texto.
= < > <= >= <> : Comparación

Errores:
En Excel se presenta un valor de error en una celda cuando no puede calcular correctamente la fórmula para dicha celda. Los valores de error comienzan siempre con el signo de número (#) y algunos de estos son:

#¡DIV/0¡ : Está tratando de dividir por cero.
# N/A : Se refiere a un valor que no esta disponible.
#¿NOMBRE? : Usa un nombre que Excel no reconoce.
#¡NULO¡ : Específica una interacción inválida de dos áreas.
#¡NUM¡ : Usa un número de manera incorrecta.
#¡REF¡ : Se refiere a una celda que no es correcta al tomarse como referencia.
#¡VALOR¡ : Usa un argumento o un operando equivocado.
#### : Produce un argumento que es demasiado largo para la celda También ocurre cuando un valor numérico constante es demasiado largo. Esto en realidad no es un error, sino que la columna debe ser más ancha.LA HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo se compone de 256 columnas y varios miles de filas.
Para movernos por las distintas filas de la hoja de trabajo utilizando la barra de desplazamiento que se encuentra en el lateral derecho de la pantalla.

Y cambiar las columnas que se muestran en pantalla mediante la barra de desplazamiento inferior

Otra opción para desplazarnos y cambiar las celdas que se muestran en pantalla es utilizar las flechas del teclado, para movernos arriba, abajo, derecha e izquierda.

Otra alternativa para movernos es:
Pulsar en el teclado "Enter" para bajar una fila.
Pulsar en el teclado el "Tabulador" (una tecla de la esquina izquierda con flechas), para avanzar una columna.
HOJAS
En la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintas hojas. Igual que en una carpeta, en Excel podemos tener varias hojas. Podemos realizar por ejemplo en cada hoja un presupuesto y posteriormente integrarlos.
Es aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintos proyectos, presupuestos o apartados analizados. Activamos por ejemplo la "Hoja número 2"
Y la barra inferior que nos facilita el movernos por la Hoja del Cálculo.

Seleccionar Filas y Columnas
Marcar o seleccionar un conjunto de celdas es muy útil para realizar de forma conjunta operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo para dar un nuevo formato a un gran grupo de celdas es mucho más rápido marcar el grupo y aplicar a todas a la vez el nuevo formato.
Para seleccionar una fila pulsamos sobre el número que designa la fila. Y si queremos seleccionar varias filas mantenemos pulsado el botón y nos desplazamos. Por ejemplo vamos a seleccionar las filas 4,5 y 6.
SELECCIONAR COLUMNAS
Para marcar una columna completa nos situamos en la barra superior de la columna donde se encuentran las letras que designan las columnas y pulsamos el botón izquierdo del ratón.
Podemos seleccionar varias columnas si mantenemos pulsado el botón del ratón y nos desplazamos a las siguientes columnas.
Copiar Fórmulas
Una operación frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Cálculo es copiar las fórmulas introducidas para utilizarlas en otra parte de la Hoja de Cálculo.
Para copiar una fórmula se emplea el mismo método de Copiar y Pegar. Por tanto:
Seleccionamos las celdas donde se encuentra la fórmula que deseamos copiar.
Pulsamos el comando Edición y Copiar
Marcamos las celdas donde queremos copiar la fórmula
Pulsamos Edición y Pegar

Formulario Formato de Celdas

Las opciones de formato como vimos pueden ser activadas igualmente desde la Barra de Menú
Seleccionamos las celdas a las que queremos dar formato.
Pulsando sobre Formato en la Barra superior y
Celdas.
En el formulario Formato de celdas que aparece pulsamos sobre la pestaña de Fuente
En este formulario podemos cambiar la alineación de los datos introducidos, pulsando sobre la pestaña alineación y marcando una nueva opción.
Podemos cambiar el aspecto de las líneas que delimitan las celdas utilizando la pestaña Bordes y seleccionando por ejemplo unas líneas más gruesas.
Igualmente podemos cambiar el formato numérico en Número, y poner un formato monetario por ejemplo.
En este mismo formulario podemos cambiar el fondo de las celdas seleccionando diferentes tramas y proteger para ocultar o bloquear celdas